Na podstawie przepisów art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z 29.09.1994r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2009 r. nr 152 poz. 1223 ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U.z 2010r. nr 128, poz. 861), zarządzam, co następuje:

I.ZASADY EWIDENCJI

1.Księgi rachunkowe w zakresie ewidencji operacji gospodarczych dotyczących projektów lub programów, finansowanych lub współfinansowanych ze środków europejskich, zwanych dalej Projektami, prowadzone są na podstawie przepisów Rady Wspólnoty Europejskiej i Komisji Europejskiej oraz przepisów krajowych dostosowanych do przepisów UE .
Podstawowe regulacje prawne wykorzystania środków europejskich, w ramach, których realizowane są Projekty wynikają z umów dotyczących poszczególnych Projektów oraz niżej wymienionych norm i przepisów wykonawczych:
1)rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego,
2)rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności  i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999,
3)rozporządzenie (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1783/1999,
4)rozporządzenie (WE) nr 1081/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1784/1999,
5)rozporządzenie Rady (WE) nr 1084/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające Fundusz Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) 1164/94,
6)rozporządzenie (WE) nr 1082/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie europejskiego ugrupowania współpracy terytorialnej (EUWT),
7)ustawa z dnia 7 listopada 2008 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z wdrażaniem funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności (Dz.U. z 2008 nr 216 poz. 1370),
8)obwieszczenie Marszałka Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 15 maja 2009 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz.U. z 2009 nr 84 poz. 712),
9)ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz.U. z 2006. nr 227, poz. 1658 z późniejszymi zmianami),
10)rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 18 grudnia 2009 r. w sprawie warunków i trybu udzielania i rozliczania zaliczek oraz zakresu i terminów składania wniosków o płatność w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich (Dz.U. z 2009 nr 223 poz.1786),
11)ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późniejszymi zmianami),
12)ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późniejszymi zmianami) oraz ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. –Przepisy wprowadzające ustawę o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157 poz.1241 z późniejszymi zmianami),
13)rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128 poz. 861),
14)rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2009r. w sprawie płatności w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich oraz przekazywania informacji dotyczących tych płatności (Dz.U. Nr 220, poz.1726),
15)rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 38, poz. 207).

2.Urząd oraz Organ posiadają wspólne lub oddzielne rachunki pomocnicze otwierane dla potrzeb realizacji projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków europejskich. Do dysponowania środkami pieniężnymi znajdującymi się na rachunkach bankowych upoważnione są osoby, zgodnie z pełnomocnictwami udzielonymi przez Wójta Gminy. Płatności dokonywane są w formie bezgotówkowej za pomocą elektronicznego systemu bankowego. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się zastosowanie papierowej formy poleceń przelewów.

3.Księgi rachunkowe dotyczące realizacji projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków europejskich, prowadzone są w Urzędzie za pomocą komputerowego systemu finansowo -księgowego „Księgowość budżetowa”zakupionego w firmie Usługi Informatyczne INFO-SYSTEM Roman i Tadeusz Groszek s.c. 05-120 Legionowo ul. Piłsudskiego 31/240 (licencja odnawiana co rok)
4.Operacje księgowane są zgodnie z zasadami zawartymi w opisach planów kont. Dopuszcza się księgowanie bez wyodrębniania ksiąg rachunkowych dla poszczególnych Projektów.

5.Wykaz kont syntetycznych, wykorzystywanych do prowadzenia ewidencji księgowej Projektów w księgach rachunkowych Urzędu:

011 - Środki trwałe
013 - Pozostałe środki trwałe
016 - Dobra kultury
020 - Wartości niematerialne i prawne
071 - Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
072 - Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych
i prawnych
080 - Inwestycje (środki trwałe w budowie)
130 – Rachunek bieżący jednostki
131- Rachunek bieżący –wydatki niewygasające
201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami
223 - Rozliczenie wydatków budżetowych
224 – Rozliczenie dotacji budżetowych oraz płatności z budżetu środków europejskich
225 - Rozrachunki z budżetami
229 - Pozostałe rozrachunki publicznoprawne
231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń
234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami
240 - Pozostałe rozrachunki
400 - Amortyzacja
401 – Zużycie materiałów i energii
402 – Usługi obce
403 – Podatki i opłaty
404 – Wynagrodzenia
405 – Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia
407 – Inne świadczenia finansowane z budżetu
408 – Pozostałe obciążenia
409 – Pozostałe koszty rodzajowe
750 - Przychody finansowe
751 - Koszty finansowe
760 – Pozostałe przychody operacyjne
761 - Pozostałe koszty operacyjne
770 – Zyski nadzwyczajne
771 – Straty nadzwyczajne
800 - Fundusz jednostki
810 - Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje
860 - Wynik finansowy
980 - Plan finansowy wydatków budżetowych
981.- Plan finansowy niewygasających wydatków
998- Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego
999.- Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat

6.Wykaz kont syntetycznych, wykorzystywanych do prowadzenia ewidencji księgowej Projektów w księgach rachunkowych Organu:

133 – Rachunek budżetu
135 – Rachunek środków na niewygasające wydatki
140 – Środki pieniężne w drodze
223 - Rozliczenie wydatków budżetowych
224 – Rozrachunki budżetu
225 - Rozliczenie niewygasających wydatków
240 - Pozostałe rozrachunki
901 - Dochody budżetu
902 - Wydatki budżetu
903 - Niewykonane wydatki
904 - Niewygasające wydatki
960 – Skumulowane wyniki budżetu
961 – Wynik wykonania budżetu
962 - Wynik na pozostałych operacjach
197 - Rachunek środków europejskich (w walucie EUR)
991 - Planowane dochody budżetu
992 - Planowane wydatki budżetu
997 - Dochody ze środków europejskich (w walucie EUR)
998 - Wydatki ze środków europejskich (w walucie EUR).

7.W zakresie kontroli i obiegu dokumentów finansowo-księgowych dotyczących realizacji Projektów finansowych lub współfinansowanych ze środków europejskich stosuje się zasady określone w odrębnym zarządzeniu w sprawie kontroli i obiegu dowodów księgowych w Urzędzie Gminy Sorkwity.

II. PRZECHOWYWANIE I ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI PROJEKTU
1. W ramach każdego rachunku bankowego Projektu w Urzędzie i w Organie, prowadzone są następujące rodzaje dzienników częściowych:
1)Wyciąg
2)Raport (nie dotyczy Organu)
3)Inny
4)Sprawozdanie
5)Pozabilansowe.

2. Dokumenty źródłowe Projektów ewidencjonowane w księgach rachunkowych są na bieżąco gromadzone i przechowywane w segregatorach, w kolejności chronologicznej, wynikającej z przyjętego systemu prowadzenia ksiąg rachunkowych za pomocą programu komputerowego systemu finansowo -księgowego „Księgowość budżetowa”, umożliwiającego łatwe ich odszukanie i sprawdzenie.
3. Segregatory są czytelnie opisane, zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, wynikającym z rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22.12.1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319, z późniejszymi zmianami).
4. Dowody księgowe ewidencjonowane w księgach rachunkowych Urzędu i dokumentujące wydatki poniesione przez Urząd, m.in. faktury, rachunki, wyciągi bankowe i inne dokumenty potwierdzające wydatki kwalifikowane oraz zestawienia obrotów i sald dotyczące Projektów, w trakcie realizacji Projektów przechowywane są w Wydziale Księgowości Urzędu.
5. Dowody księgowe ewidencjonowane w księgach rachunkowych Organu, dokumentujące środki otrzymane na realizację Projektów, środki przekazane do jednostek organizacyjnych Gminy na reaację Projektów, zwroty niewykorzystanych środków, sprawozdania z wykorzystania tych środków oraz zestawienia obrotów i sald oraz zestawienia dzienników dotyczące Projektów, w trakcie realizacji Projektów, przechowywane są w Referacie Księgowości Budżetu Gminy w Wydziale Planowania i Budżetu.
6. Po zakończeniu realizacji Projektu przez Urząd i rozliczeniu finansowym przez Instytucję Pośredniczącą, dowody księgowe Projektu oraz wszelka dokumentacja związana z Projektem, jego rozliczeniem i sprawozdawczością oraz raport wraz z opinią o wykorzystaniu środków, należy przekazać do archiwum zakładowego znajdującego się w siedzibie Urzędu.
7. Dokumentacja dotycząca realizacji przez Urząd Projektów przechowywana będzie w archiwum zakładowym przez okres 5 lat od zakończenia Projektu, zgodnie z dokumentami programowymi, o ile umowy lub inne przepisy nie zakładają dłuższego okresu przechowywania poszczególnych rodzajów dokumentów.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia i obowiązuje od 01 stycznia 2011r.

Wójt Gminy Sorkwity
(-) Marek Bojarski